▶ W-2, 1099 폼 등 소득 관련 서류 가장 중요, 모기지·주식투자 연례 스테이트먼트 보관
▶ 허위, 보고 기피 땐 보관기간 제한 아예 없어
세금보고는 매년 하는 것이기 때문에 정확하고 신속한 세금보고 및 만약에 있을 연방국세청(IRS)의 감사에 대비하기 위해서는 체계적인 서류 관리가 필요하다. [AP]
지난 15일로 대다수 미국인들은 지긋지긋한 2018년 세금보고를 마쳤다. 생각 같아서는 세금 관련 서류를 보고 싶지도 않고 쓰레기통에 버리고 싶은 것이 솔직한 심정일 것이다. 그러나 미국에 살면서 매년 하는 세금보고는 피할 수 없다. 내년 4월15일에 또 다시 세금보고를 해야 한다. 그래서 세법 전문가들은 2020년 4월15일에 마감하게 될 2019년 세금 보고를 위한 준비를 지금부터 해야 한다고 조언한다. 그리고 그 준비과정의 핵심은 2019년 세금보고에 필요한 서류가 나올 때마다 잘 보관하는 것이다. 또한 만약에 있을 연방 국세청(IRS)의 감사(audit)나 추가 서류 요청에 대비해 2018년 세금보고 서류도 잘 보관해야 한다. 뱅크레이트닷컴은 공인회계사(CPA) 등 세법 전문가들이 조언하는, 어떤 세금관련 서류를 얼마나 오랜 기간 보관해야 하는지에 대해 정리했다.
■왜 이미 끝난 세금보고 서류를 보관해야 하나지난 15일로 마감한 세금보고 서류가 필요한 이유는 IRS가 세금보고에서 실수나 문제점을 발견했다고 통보했을 때, 또는 납세자가 실수를 저질렀을 때 수정 세금보고를 해야 할 때 필요하기 때문이다.
특히 납세자가 세금보고 서류를 보관해야 하는 가장 큰 이유는 만에 하나 있을 수 있는 IRS의 감사에 대비하기 위함이다. 만약 감사를 당했을 때 IRS에 필요한 서류를 제출하는 것은 납세자의 의무이다.
요즘에는 많은 서류들이 워드 파일이나 PDF 파일, 또는 금융기관이 보내는 이메일 등 전자방식 파일로 돼 있어 잘만 보관하면 관리가 편리하다. 대신 컴퓨터에 ‘2018년 세금 보고 파일’ 폴더를 만들어 2018년 세금보고에 필요한 전자 파일을 한 곳에 모아두면 편리하다. 또한 종이로 온 양식의 경우 역시 ‘2018년 세금 보고 서류’ 마닐라 폴더를 만들어 한 곳에 보관하면 필요할 경우 바로 사용이 가능하기 때문에 편리하다.
■어떤 파일을 보관해야 하나통상적으로 IRS는 납세자가 자신의 소득을 증명할 수 있는 관련 서류, 또 납세자가 세금을 줄이기 위해 세금보고에 적용한 각종 크레딧이나 공제 혜택과 관련된 서류는 보관하라고 조언한다. 서류는 크게 소득 부분과 지출 또는 크레딧이나 공제 부문으로 나눌 수 있다.
소득 부문에서 보관해야 되는 주요 서류는 ▲W-2 ▲1099 양식 ▲K-1 양식 등이 포함된다.
지출이나 크레딧, 공제 부문에서 보관해야 하는 주요 서류로는 ▲주요 지출 명세서 ▲은행 연례 이자 스테이트먼트 ▲모기지 연례 이자 스테이트먼트 ▲주식투자 연례 스테이트먼트 ▲401(k) 연례 스테이트먼트 ▲IRA 등 개인은퇴 연금 연례 스테이트먼트 ▲2439 양식 ▲의료 보험과 관련된 1095-A, B, C ▲보험 관련 양식 9865 등이 포함될 수 있다.
▲얼마나 오래 보관해야 하나
CPA 등 세법 전문가들은 고의적으로 탈세를 하지 않는 일반 납세자들의 경우 통상 세금과 관련된 서류는 3년을 보관하면 된다고 조언한다. 올해 세금보고를 마쳤다면 2016년, 2017년, 2018년 등 지난 3년간 세금보고와 관련된 서류를 보관하는 것이 중요하다. 일반적으로 IRS는 특별한 경우가 아니면 감사를 지난 3년간의 세금보고에 한해서만 할 수 있다.
그러나 예외는 있다. 만약 특정 소득을 보고하지 않았고 이 소득이 전체 소득(gross income)의 25% 이상을 차지할 경우 IRS는 지난 6년간 세금보고 관련 서류를 요구할 수 있다.
그러나 허위 세금 보고를 한 것으로 드러날 경우, 또는 아예 세금보고를 하지 않았을 경우에는 제한 기간이 없으며 IRS는 지난 10년, 심지어 지난 20년 세금보고를 조사하고 관련 자료를 요구할 수 있다. 세금보고를 한 후 추가로 크레딧이나 공제를 요구하는 경우도 IRS가 조사를 위해 지난 3년간 서류를 요구할 수 있다.
사실 이전 세금보고를 꼭 지난 3년간만 보관하지 않고 더 오랜 기간 보관하는 것도 나쁘지 않다. 대다수 납세자의 경우 CPA를 통해 세금보고를 하게 되는데 세금보고를 마치면 수십 페이지 분량의 세금보고 사본을 받게 된다.
■어떤 방식으로 보관, 저장하나세금 보고 서류를 보관하는데 있어서 정답은 없다. 세법 전문가들은 대신 ‘체계적이고’ ‘안전한’ 방식으로 서류를 보관할 것을 조언한다. 중요한 것은 만에 하나 IRS가 서류를 요구했을 때 이 서류를 신속하게 제출할 수 있으면 되는 것이다.
기자의 경우 매년 발생하는 세금 보고 폴더를 지난 20여 년간 보관하고 있는데 20년간 서류를 다 합쳐도 일반 파일박스 1개 분량밖에 되지 않는다. 기자는 연도별로 마닐라 폴더를 만들어 세금보고와 관련 증빙서류를 보관하고 있다. 기자에게는 이것이 편리한 방식이어서 고집하고 있지만 납세자마다 자신들에게 편리한 보관 파일 시스템을 만들어 시행하면 된다.
만약 CPA가 세금보고 파일을 PDF 파일로 제공했다면 물리적인 면적을 차지하지 않기 때문에 부담 분량은 더 적을 수 있다.
올해 발생하는 수입이나 지출, 크레딧이나 공제 혜택은 내년 세금보고를 위해 잘 관리하는 것이 중요하다. 가장 간단하게 하려면 ‘2019년 세금보고’란 이름의 마닐라 폴더를 만들어 올해 받게 되는 각종 서류를 이 폴더에 넣어두는 것이다.
예를 들어 적십자사(Red Cross)에 물품을 기부하고 받은 서류나, 집 수리 비용, 약값 비용, 주차량국(DMV) 차량 등록비용 서류 등은 받는 데로 수시로 이 폴더에 넣어두면 편리하다.
은행의 경우 고객의 세금관련 서류를 수년간 보관하지만 납세자들이 이들 파일을 다운로드 받아 자신의 개인 컴퓨터에 저장하는 것이 좋은 방법이다. 은행이 갖고 있다고 생각하고 다운로드 하지 않았다가 막상 필요할 때 낭패를 볼 수 있기 때문이다.
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조환동 기자>
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