세금 보고·환급 시즌에 너무 많은 종이 때문에 뒤죽박죽 정신이 없다면 과감하게 몽땅 치워버릴 필요가 있다. IRS에 제출해야 하는 모든 서류도 디지털화해서 보관이 가능하다.

뉴욕타임스는 불필요한 종이 낭비를 방지해줄 뿐 아니라 간편하고 안전한 자료의 디지털 보관 방법에 대해 소개했다.

■ 종이 문서 자료를 스캔 하라

모바일 스캐닝 앱으로 필요한 서류를 깔끔하게 스캔하여 디지털로 전환하여 보관한다면 넘쳐나는 종이 더미에서 벗어날 수 있다.

IRS에서는 디지털 문서를 접수한다. 다만 문서가 제대로 스캔 되지 않아 필요하거나 중요 항목이 잘 보이지 않을 경우 서류가 받아들여지지 않으니 주의할 필요가 있다.

좋은 화질로 문서를 스캔하고 싶다면 안드로이드와 iOS 기기에 다운로드 가능한 ‘스캔봇 프로 앱’(Scanbot Pro app)을 추천한다. 스캔된 문서는 자체 서버에 전송되지 않으니 따로 저장해야 한다. 키워드를 검색하여 필요한 문서를 찾아낼 수 있는 ‘광학 문자 인식’ (O.C.R)이 있어 검색 시간을 단축할 수 있다. 스캔해야 할 문서의 양이 많다면 전문 스캐닝 기계를 사는 것도 좋다.

■정리하고 백업하라

순서와 용도에 맞게 정리하여 디지털 보관한 자료들은 언제든지 필요할 경우 다시 사용할 수 있다. 세금 연도를 기준으로 폴더를 만들고 필요시 언제든 검색할 수 있도록 설정해 놓는 것을 추천한다.

사이버 범죄 중 하나인 랜섬웨어와 같은 바이러스 감염에 대비해 한가지 이상의 장소에 자료를 백업해 두는것도 무척 중요하다. 클라우드 및 하드 드라이브에 자료를 백업해 둘 것을 권장한다.달달이 이용료를 내고 자료를 저장할 수 있는 온라인 서비스를 이용해도 좋다.