인박스 저장 제한하고
별도 폴더 정리 습관을

이메일을 통해 업무를 처리하는 직장인들이 증가하며 이메일을 제때 관리하지 못해 쌓여가는 이메일 때문에 오히려 업무가 지연되는 것으로 나타났다. 최근 조사에 따르면 미국인들은 하루 평균 110개의 이메일을 받으며 직장인들은 평균적으로 업무 시간의 3분의 1을 이메일을 확인하고 이메일을 통해 업무를 처리하는데 소비하는 것으로 나타났다. 일반적으로 사람들이 받는 이메일의 42%는 읽을 가치가 있는 중요한 내용이지만 58%는 중요하지 않은 이메일이다.

▲수시로 삭제해 넉넉한 용량 확보해야

이메일이 업무에 효율을 높이는 면도 있지만 때로는 이메일을 효율적으로 관리하지 못해 이메일 ‘공해’가 발생하기도 한다. 이메일 관리의 첫걸음은 불필요한 이메일을 방지하는 것이다.

예를 들어 패이스북 등 자신이 애용하는 소셜 네트워크 사이트 내용이 자동으로 이메일로 통보되는 기능은 사용하지 않는 것이 좋다. 어차피 많은 사람들이 소셜 네트워크 사이트에 별도로 접속하기 때문에 이메일 통보까지는 필요 없다. 세일이나 각종 이벤트를 알리는 광고용 이메일 등도 업무와 관련이 없다면 과감히 차단하거나 스팸으로 설정해 인박스(보관함)에 쌓이지 않도록 조치하는 것이 현명하다.

▲별도의 폴더 만들어 분산 저장도 효율적

업무상으로 중요한 이메일이나 보관이 필요한 이메일은 인박스에 방치하지 말고 별도의 폴더를 만들어 매일 업무를 마칠 때마다 별도 폴더에 저장한다. 추후 확인(follow-up)이나 업무 처리가 필요한 이메일도 ‘to-do’ 폴더에 따로 모아두면 편리하고 업무 정확성을 높일 수 있다.

또 업무상 간단한 확인 사항 전달이나 의사 표시 등은 이메일보다는 전화로 하는 것도 이메일을 줄일 수 있는 방법이다. 이메일을 많이 보내면 받는 이메일도 많아지기 때문이다. 이메일을 자동으로 관리해주는 유료 서비스를 이용하는 것도 한 가지 방법이다. 이메일 관리 서비스는 매월 5달러 정도다.


<김연신 기자>